2026年版ペーパーレス会議システム完全ガイド：比較と導入メリット

現代のビジネス環境において、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」や「働き方改革」は避けて通れないテーマです。その第一歩として、多くの企業が取り組んでいるのが「ペーパーレス会議」です。

大量の資料を印刷し、配布し、会議後にはシュレッダーにかける……そんな非効率な業務から脱却するために、ペーパーレス会議システムの導入は非常に有効です。

本記事では、ペーパーレス会議システムの基礎知識から、無料・有料ツールの比較、導入のメリット・デメリット、そして会議の質を劇的に向上させるためのハードウェア選びまで、網羅的に解説します。

重要なポイント

ペーパーレス会議システムの導入は、コスト削減だけでなく、検索性の向上やセキュリティ強化など5つの大きなメリットをもたらします。
無料ツールと有料システムを比較し、自社の規模やセキュリティ要件に合った最適なツール選定を行うことが成功の鍵です。
会議の生産性を最大化するには、ソフトウェアだけでなくNearHub Board S Proのような電子ホワイトボードの活用が不可欠です。

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、これまで紙で配布していた会議資料をデジタル化し、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイス上で閲覧・共有しながら会議を行うためのツールの総称です。

単に資料をPDF化してメールで送るだけでなく、システム上でページめくりを同期したり、手書きメモを残したり、セキュリティを確保した状態で共有したりと、会議に特化した機能を備えているのが特徴です。

なぜ今、ペーパーレス会議が必要なのか

テレワークやハイブリッドワーク（出社と在宅の併用）が普及した現在、物理的な「紙」の資料は、場所の制約を生む最大の要因となっています。ペーパーレス会議システムを導入することで、場所を選ばずに同じ質の議論ができる環境を整えることができます。

ペーパーレス会議導入の5つのメリット

ペーパーレス会議システムを導入することで得られるメリットは、単なる「紙代の節約」にとどまりません。

1. コスト削減と環境への配慮

最も分かりやすいメリットは、用紙代、トナー代、印刷機リース代などの直接的なコスト削減です。また、会議のたびに発生する大量の廃棄物を減らすことは、企業のSDGs（持続可能な開発目標）への取り組みとしても重要です。

2. 業務効率化と準備時間の短縮

会議事務局にとって、数十人分の資料を印刷し、ホチキス留めをして配布する作業は重労働です。直前の修正で差し替えが発生した場合の労力は計り知れません。システムを使えば、データをアップロードするだけで準備が完了し、直前の修正も即座に反映されます。

3. セキュリティの強化

紙の資料は、紛失や置き忘れによる情報漏洩のリスクが常に伴います。ペーパーレス会議システムでは、閲覧権限の設定、データの暗号化、端末にデータを残さない設定などが可能であり、紙よりも高いセキュリティレベルを維持できます。

4. 検索性の向上とナレッジの蓄積

過去の会議資料を探す際、紙のファイルから探し出すのは困難です。デジタルデータであれば、キーワード検索で瞬時に必要な情報にアクセスできます。これにより、過去の決定事項や経緯の確認がスムーズになり、会議の生産性が向上します。

5. リアルタイムな情報共有とコラボレーション

リモートワーク環境下では、離れた場所にいるメンバーと同じ資料を見ながら議論する必要があります。ここで重要になるのが、pc画面共有リアルタイムに行える機能です。多くのペーパーレス会議システムやWeb会議ツールは、誰かが操作している画面を遅延なく全員に表示する機能を備えており、認識のズレを防ぎます。

ペーパーレス会議システムのデメリットと課題

一方で、導入にはいくつかの課題も存在します。

ITリテラシーの差: デジタル機器の操作に不慣れな参加者がいる場合、スムーズに会議が進まないことがあります。直感的に操作できるUIのシステムを選ぶことが重要です。
初期コスト: 有料の専用システムを導入する場合や、閲覧用のタブレットを全社員に配布する場合、初期投資が必要です。
一覧性の低下: 紙の資料のように、複数の書類を机に広げて見比べるという動作は、小さな画面では難しくなります。これを解決するには、大型のモニターやマルチディスプレイ環境の整備が有効です。

ペーパーレス会議システムの選び方・比較ポイント

市場には多数のペーパーレス会議システムが存在します。自社に最適なものを選ぶための比較ポイントを解説します。

1. クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型: インターネット経由で利用するタイプ。初期費用が安く、導入が早いのが特徴。テレワークとの相性が良いです。
オンプレミス型: 自社サーバーに構築するタイプ。カスタマイズ性が高く、強固なセキュリティポリシーを持つ大企業に向いています。

2. 資料の同期・操作性

発表者がページをめくると、参加者の手元資料も自動で切り替わる「同期機能」は必須です。また、手書きメモの書き心地や、付箋機能の使い勝手も比較検討すべき重要なポイントです。

3. 対応OSとデバイス

Windows、Mac、iOS、Androidなど、多様なOSに対応しているかを確認しましょう。特にBYOD（私物端末の業務利用）を許可している場合は、マルチデバイス対応が必須です。

4. コスト（無料か有料か）

「ペーパーレス会議システム無料」で検索すると、多くのツールが出てきます。コストを抑えたい場合、無料ツールから始めるのも一つの手です。

無料ツールと有料ペーパーレス会議システムの違い

コストをかけずにペーパーレス化を始めたい場合、どのような選択肢があるのでしょうか。

無料ツールの活用

Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージにPDFを保存し、ZoomやMicrosoft Teamsで画面共有をするだけでも、簡易的なペーパーレス会議は成立します。

特にMicrosoft Teamsを既に導入している企業は多いでしょう。Teamsには強力なコラボレーション機能が備わっています。例えば、teamsホワイトボード機能を活用すれば、会議中に参加者が同時に書き込みを行い、アイデアを視覚化することが可能です。これは無料で使える範囲でも非常に強力なペーパーレス化の武器となります。

有料システムの優位性

有料のペーパーレス会議システム（例：SmartSession, MoreNOTE, ECO Meetingなど）は、以下のような点で無料ツールより優れています。

会議進行に特化したUI: ページ同期やポインター機能など。
高度なセキュリティ: 端末認証、透かし（ウォーターマーク）挿入、閲覧後の自動削除など。
権限管理: 会議体ごとの細かなアクセス権限設定。

役員会議など、機密性が高くスムーズな進行が求められる場では、有料システムの導入を強くおすすめします。

【2026年最新】代表的なペーパーレス会議システム5選

市場で高い評価を得ている、代表的なペーパーレス会議システムを5つ紹介します。それぞれの特徴を比較した以下の表を参考にしてください。

ペーパーレス会議システム比較表

システム名	主な特徴	おすすめの業種・用途	セキュリティ強度	操作性
moreNOTE	シェアNo.1、2画面表示対応	一般企業全般、役員会議	★★★★☆	★★★★★
ECO Meeting	シンプル・低コスト	教育機関、地方自治体	★★★☆☆	★★★★★
SmartSession	高セキュリティ、完全同期	金融機関、重要会議	★★★★★	★★★★☆
MetaMoJi Share	手書き入力、リアルタイム編集	建設現場、設計事務所	★★★★☆	★★★★☆
SideBooks	リアルなページめくり、本棚管理	マニュアル管理、カタログ	★★★☆☆	★★★★☆

1. moreNOTE（モアノート）

富士フイルムビジネスイノベーション社などが提供する、業界トップクラスのシェアを誇るシステムです。タブレット端末での利用に最適化されており、直感的な操作性が魅力です。「ペアリング機能」を使えば、発表者の画面操作を参加者の端末に同期させることができ、スムーズな会議進行を支援します。

主な特徴:
2画面表示: 資料を見比べながらの議論が容易。
マルチデバイス対応: Windows、iOS、Androidに対応し、BYOD環境でも安心。
カレンダー連携: スケジュールから直接会議資料へアクセス可能。
高いセキュリティ: 端末認証や閲覧ログ管理など、企業利用に必須の機能を完備。

2. ECO Meeting（エコミーティング）

「シンプル・簡単」をコンセプトにしたペーパーレス会議システムです。ITツールに不慣れな方でも、マニュアルなしで使いこなせるほどシンプルなUIが特徴です。導入コストを抑えつつ、まずは「紙をなくす」ことから始めたい企業や自治体に選ばれています。

主な特徴:
圧倒的な操作性: 誰でも直感的に使えるデザインで、教育コストを削減。
プレゼン機能: 発表者のページめくりやポインター操作を参加者と同期。
低コスト導入: 必要十分な機能に絞ることで、高いコストパフォーマンスを実現。
地方自治体での実績: 多くの自治体で導入されており、信頼性が高い。

3. SmartSession（スマートセッション）

日本インフォメーション株式会社が提供する、高セキュリティが売りのシステムです。金融機関など、極めて高い機密性が求められる企業での採用が多く、ペーパーレス化だけでなく会議運営そのものの質を向上させる機能が充実しています。

主な特徴:
完全同期: 発表者画面と参加者画面のズレがなく、ストレスフリーな進行が可能。
先読み禁止機能: 発表者が意図したタイミングで資料を見せることで、議論の集中力を維持。
高セキュリティ: 資料の端末保存禁止、閲覧後の自動削除など、情報漏洩リスクを徹底排除。
オンプレミス対応: 自社サーバーでの運用が可能で、厳格なセキュリティポリシーに対応。

手書き入力の精度の高さに定評があるシステムです。まるで紙に書いているかのような滑らかな書き心地で、複数人が同時に書き込みを行えるリアルタイム編集機能が強力です。会議だけでなく、現場での図面確認や教育現場など、幅広いシーンで活用されています。

主な特徴:
リアルタイム共同編集: 参加者全員で一つの資料に書き込みができ、ブレインストーミングに最適。
大規模会議対応: 最大2,500人規模の同時編集が可能。
音声録音連携: 議事録作成の手間を大幅に削減する録音機能を搭載。
手書き変換: 手書き文字をテキストデータに変換する機能も充実。

5. SideBooksクラウド本棚

ページめくりのアニメーションが非常にリアルで、紙の冊子を読んでいるような感覚で操作できるビューアーアプリです。会議資料だけでなく、マニュアル、カタログ、社内報などを「本棚」のように管理・共有できるため、企業のナレッジ共有基盤としても機能します。

主な特徴:
本棚UI: 表紙が見える本棚形式で資料を管理でき、目的の資料を直感的に探せる。
リアルな閲覧体験: 紙の質感を再現したページめくりアニメーションで、読むストレスを軽減。
全文検索: 大量の資料の中から必要な情報をキーワードで瞬時に検索可能。
オフライン閲覧: あらかじめダウンロードしておけば、ネット環境がない場所でも閲覧可能。

会議の質を変える「ハードウェア」の重要性

ソフトウェア（システム）の導入だけでペーパーレス化は完了しません。実は、多くの企業が見落としがちなのが「表示するデバイス（ハードウェア）」の重要性です。

個人のPC画面だけで資料を見ていると、どうしても視線が下がり、議論が活発になりにくいという弊害があります。そこで注目されているのが、「インタラクティブ・ホワイトボード（電子黒板）」です。

デジタルホワイトボードで実現する新しい会議スタイル

会議室の前面に大型のタッチパネルディスプレイを設置し、そこに資料を映し出すことで、全員の視線が集まります。さらに、画面に直接指やペンで書き込むことで、アナログのホワイトボードのような直感的な議論が可能になります。

しかし、単に導入するだけでは不十分です。ホワイトボード活用術仕事の効率を上げるためには、書き出したアイデアをグルーピングしたり、重要事項を色分けしたりといったテクニックをデジタル上でも再現する必要があります。デジタルならではの「保存」「再編集」「共有」の容易さを組み合わせることで、会議の生産性は飛躍的に向上します。

ペーパーレス会議におすすめのインタラクティブ・ホワイトボード

ペーパーレス会議システムの母艦として、特におすすめしたいのが電子ホワイトボードNearHub Board S Pro です。

NearHub Board S Proの特徴

Windows 11搭載: 最新のWindows 11 OSを標準搭載しているため、普段お使いのPCと同じ感覚で操作できます。ZoomやTeams、そして今回ご紹介した各種ペーパーレス会議システムのWindows版アプリをそのままインストールして利用可能です。
オールインワン: カメラ、マイク、スピーカー、そして高性能なタッチパネルが一体化しています。複雑な配線は不要で、Web会議もこれ一台で完結します。
圧倒的な書き心地: 遅延の少ない滑らかな書き心地で、紙のホワイトボードのようなストレスのない使用感を実現しています。
簡単画面共有: 専用アプリやドングルを使うことで、PCやスマホの画面をワイヤレスで瞬時に大画面に投影できます。

ペーパーレス会議システム導入の成功事例（活用シーン）

1. 経営会議・役員会議

数百ページに及ぶ資料をタブレットで閲覧。重要箇所へのマーカー引きや、修正指示をその場でシステム上に記録。検索機能により、過去の数値確認も即座に行え、意思決定のスピードが上がります。

2. 建設・製造現場との打ち合わせ

図面などの大判資料も、高精細なディスプレイやタブレットで拡大縮小しながら確認。現場の写真をリアルタイムでアップロードし、図面上に書き込みながら指示を出すことで、手戻りを防ぎます。

3. ブレインストーミング・企画会議

NearHub Board S Proのようなインタラクティブ・ホワイトボードを活用し、付箋機能を使ってアイデアを出し合う。会議後はQRコードで板書データを保存し、参加者のスマホに共有。議事録作成の手間がゼロになります。

ペーパーレス会議システムに関するよくある質問（FAQ）

Q1. ペーパーレス会議システム導入に失敗する原因は何ですか？

A1. 最大の原因は「目的の曖昧さ」と「現場への配慮不足」です。単に「紙をなくすこと」を目的にすると、現場の負担が増え反発を招きます。「会議の質を上げる」「準備時間を減らす」といった具体的なメリットを提示し、操作が簡単なツールから段階的に導入することが成功の鍵です。

Q2. セキュリティ面での懸念はありませんか？

A2. 多くのペーパーレス会議システムは、通信の暗号化、端末にデータを残さない設定、二要素認証など、金融機関でも採用されるレベルの高度なセキュリティ機能を備えています。紙の資料を紛失するリスクと比較すれば、むしろ安全性は向上します。

Q3. 高齢の役員が使いこなせるか心配です。

A3. 直感的な操作性を重視したシステム（例えば、実際の紙をめくるようなアニメーションがあるものなど）を選定することが重要です。また、導入初期には事務局がサポートに入ったり、シンプルな機能に絞って運用を開始したりする工夫が必要です。

Q4. 既存のWeb会議ツール（ZoomやTeams）との違いは何ですか？

A4. ZoomやTeamsは主に「映像と音声の通信」に特化していますが、ペーパーレス会議システムは「資料の閲覧・共有・管理」に特化しています。資料のページ同期、個人メモ、資料の版管理などは専用システムの方が優れています。これらを併用するのが最も効果的です。

Q5. 無料のシステムでおすすめはありますか？

A5. 完全無料の専用システムは機能制限が多いですが、「Google Workspace」や「Microsoft Teams」の標準機能を駆使することで、コストをかけずにペーパーレス化を実現することは可能です。まずはこれらのツールで運用ルールを固め、不足を感じた段階で専用ツールの導入を検討することをおすすめします。

まとめ

ペーパーレス会議システムは、コスト削減だけでなく、企業の意思決定スピードを加速させ、働き方改革を推進する強力なツールです。

資料の共有・閲覧: 適切なソフトウェア（システム）を選ぶ。
議論の可視化: 適切なハードウェア（インタラクティブ・ホワイトボード）を選ぶ。

この両輪を揃えることが、真のペーパーレス会議成功への近道です。

特にハードウェアの選定においては、直感的な操作とWeb会議への親和性が高い NearHub Board S Pro が、あなたのオフィスの会議を変革する最適なパートナーとなるでしょう。

まずは、現在の会議の課題を洗い出し、無料ツールからでも少しずつ「紙のない会議」を体験してみてください。その快適さと効率性に、きっと驚くはずです。

【2026年版】ペーパーレス会議システム完全ガイド：比較、無料ツールの選び方、導入メリットまで徹底解説