「出張の報告書ってどう書けばいいの？」「テンプレートを使っても、上司にうまく伝わらない…」そんなふうに感じている方は多いのではないでしょうか？
実は、出張報告書はただの事務作業ではなく、ビジネスパーソンとしての信頼や評価を左右する大切なコミュニケーションツールです。
本記事では、「出張報告書 書き方」に悩む方に向けて、
- 書き方の基本ルール
- すぐに使えるテンプレートと例文
- 上司に評価される文章術
- おすすめの効率化ツール
などをわかりやすく解説します。
テンプレートを使って形式を整えるだけでなく、「伝わる報告書」を一緒に目指しましょう！
出張報告書の書き方をマスターする前に｜目的と重要性を理解しよう
「出張報告書って、何を書けばいいの？」 そんな疑問を持っている方、多いのではないでしょうか？
まず大前提として、出張報告書の目的は「上司や関係者に、出張で得た情報や成果をわかりやすく伝えること」です。
単なる記録ではなく、ビジネス上の次のアクションを決める材料になるもの。報告内容によっては、予算の承認や提案の進行に関わるケースもあります。
特に社外との打ち合わせや展示会、現地視察を行った際には、その情報が社内共有されることでチーム全体に価値が生まれます。
つまり、出張報告書は「出張のしめくくり」であり、「次につなげる一歩」なのです。
出張報告書の基本構成と書き方のポイント【初心者向け】
出張報告書を書くとき、いきなり文章を書き始めてはいけません。まずは構成を知ることが大切です。
出張報告書の基本フォーマット
- 出張者名
- 所属・部署名
- 出張期間（日時）
- 出張先（会社名・施設名・エリアなど）
- 出張の目的
- 訪問先での活動内容
- 得られた成果・気づき
- 今後の課題や提案
出張報告書では、要点をまとめるコツも重要です。ダラダラ書かずに、主語・述語・結論をはっきりさせることで、読み手に伝わりやすくなります。
書き方のポイント
- 結論ファーストで要点を先に伝える
- 数字や具体例を入れる
- 主観より事実を優先
特に「出張報告書 書き方」に迷っている人は、時系列で活動内容を並べるだけではなく、「成果」と「次の行動」が伝わるように工夫しましょう。
【出張報告書の書き方例】実際のテンプレート＆例文を紹介
書き方を説明されても、いざ書こうとすると手が止まる……。 そんなときに役立つのが出張報告書 テンプレートと例文です。
出張報告書テンプレート（Word形式）
■出張者名：田中 太郎
■部署名：営業部
■出張期間：2025年7月1日～7月3日
■出張先：株式会社●●（東京都渋谷区）
■目的：新規取引先との商談、製品提案
■活動内容：
7月1日：移動・資料準備・社内打合せ
7月2日：商談（10:00～11:30）、製品デモ（14:00～16:00）
7月3日：今後の協業に向けたヒアリングと解散
■成果：
・先方の課題ニーズを把握
・製品に対する前向きな評価を獲得
・次回提案資料作成の依頼を受けた
■今後の課題：
・競合製品との比較資料の作成
・価格交渉を想定した準備例文の活用ポイント
- このような出張報告書 フォーマットをベースに、自社の業務に合わせてカスタマイズ
- 自分だけでなくチームの活動がわかるように記録する
上司に伝わる出張報告書の書き方とは？【評価されるポイント】
出張報告書の良し悪しは、「文章の伝わりやすさ」で決まります。
評価される出張報告書の特徴
- 結論が早い
- 数値や成果が明確
- 次に何をすべきかが見える
たとえば「商談を行った」ではなく、「商談の結果、試作品の導入が決定した」と書くことで、成果が伝わりやすくなります。
NGな表現例
- 「いろいろと話を聞いた」→具体性がない
- 「大体うまくいった」→曖昧
コツは「第三者が読んでも理解できる文章」
自分のメモではなく、会社全体の資産として活用される報告書を目指しましょう。
出張報告書を書くときのマナーと注意点【トラブルを防ぐコツ】
出張報告書には社内ルールやマナーも関わってきます。
提出のタイミング
一般的には「出張終了後、2～3営業日以内」に提出するのがマナーです。
社内共有の注意点
- 社外秘情報（価格・顧客情報など）は細心の注意を
- 個人名の記載には社内ガイドラインを確認
- メールで共有する際の件名やファイル名の工夫
出張報告書の書き方に役立つ無料テンプレート＆ツール紹介
出張中は時間も限られているため、ツールを使って効率よく報告書を作成するのがコツです。
無料テンプレート配布サイト
- Microsoft Officeテンプレート（Word・Excel）
- ビズルート：業種別テンプレートあり
- freee書類テンプレート：クラウド保存も可能
出張中に便利な音声ツール｜Nearity MemPod Pro 2S
Nearity MemPod Pro 2Sは、出張先でのメモ取り・録音・音声入力をサポートする高性能ワイヤレスヘッドセット。
- 最大15時間稼働で長時間移動中も安心
- 高性能マイクで音声記録がクリア
- TeamsやZoomにも対応しており、会議の録音から議事録作成にも最適
スマホやPCと連携すれば、移動中に音声メモを取り、あとで文字起こしして報告書作成に活用できます。
【まとめ】出張報告書の書き方を押さえて信頼されるビジネスパーソンに
出張報告書は、「行ってきました」だけの報告ではありません。
- 出張の目的と成果を伝える
- 次のアクションへとつなげる
- 上司やチームとの信頼を築く
この3つを意識することで、報告書がただの書類から「評価されるビジネスツール」に変わります。
テンプレートや便利なツールを活用しながら、自分なりのスタイルも磨いていきましょう。
よくある質問（FAQ）｜出張報告書の書き方に関する疑問を解消
Q1：出張報告書と日報の違いは？
→ 出張報告書は特定の出張に関する報告で、成果や目的が明確。日報は日々の業務を記録するものです。
Q2：メールで提出してもいい？
→ 社内ルールに従って問題なければOK。ただし、件名・添付ファイル名に「出張報告書」と明記しましょう。
Q3：トラブルや失敗も書くべき？
→ 率直に記載しましょう。ただし、原因・対応・今後の改善案をセットで書くと信頼感が上がります。
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